Zawieszenie działalności gospodarczej to rozwiązanie, po które sięgają przedsiębiorcy w bardzo różnych okolicznościach – podczas dłuższej nieobecności, choroby, przestoju sezonowego lub gdy firma przechodzi przez trudniejszy okres i potrzebuje czasu na reorganizację. Choć formalnie działalność nie jest prowadzona, przedsiębiorca wciąż ponosi pewne wydatki. Pojawia się wówczas pytanie, które faktury kosztowe można rozliczyć w trakcie zawieszenia i jakie obowiązki podatkowe oraz składkowe obowiązują w tym czasie.
Na czym polega zawieszenie działalności?
Zawieszenie działalności gospodarczej regulują przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić działalność na dowolny okres – minimalnie na 30 dni (w przypadku jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG), a w przypadku spółek wpisanych do KRS – na okres od 30 dni do 24 miesięcy. W trakcie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać przychodów z niej wynikających, z wyjątkiem przychodów należnych za okres przed zawieszeniem.
Zawieszenie działalności nie oznacza jej likwidacji. Firma nadal istnieje w obrocie prawnym, zawarte wcześniej umowy pozostają w mocy, a przedsiębiorca zachowuje prawo do podejmowania czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. To właśnie ta zasada otwiera możliwość ponoszenia i rozliczania określonych wydatków pomimo formalnego zawieszenia działalności.
Jakie faktury kosztowe można rozliczać w trakcie zawieszenia działalności?
Przepisy podatkowe nie zawierają odrębnych regulacji dotyczących kosztów w okresie zawieszenia działalności. Zastosowanie mają ogólne zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, czyli konieczność wykazania związku wydatku z działalnością gospodarczą i osiąganiem przychodów. Oznacza to, że w trakcie zawieszenia można co do zasady ujmować w kosztach wydatki niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, nawet jeśli w danym momencie żadnych przychodów nie ma.
Wydatki, które można rozliczać jako koszty w trakcie zawieszenia działalności:
- opłaty za utrzymanie siedziby firmy – czynsz, media, ochrona lokalu
- abonament za telefon służbowy i internet, jeśli są niezbędne do utrzymania kontaktu z klientami lub dostawcami
- opłaty za domeny internetowe i hosting strony firmowej
- koszty utrzymania i ubezpieczenia środków trwałych używanych w działalności
- opłaty za oprogramowanie i licencje niezbędne do przyszłego prowadzenia działalności
- koszty obsługi rachunku firmowego
- składki na ubezpieczenia majątkowe związane z prowadzoną działalnością
W każdym przypadku przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że dany wydatek jest racjonalnie uzasadniony i służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Organy podatkowe przy kontroli oceniają nie tylko sam fakt zawieszenia, ale też charakter poniesionych kosztów i ich związek z działalnością.
Czego nie można rozliczać w kosztach w trakcie zawieszenia działalności?
Nie wszystkie wydatki poniesione w trakcie zawieszenia działalności mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Podstawową zasadą jest brak możliwości rozliczania wydatków, które wynikają wprost z bieżącego wykonywania działalności – skoro działalność jest zawieszona, nie powinna generować kosztów operacyjnych. Do kosztów nie można zaliczyć m.in. zakupu towarów handlowych, materiałów produkcyjnych ani usług bezpośrednio związanych z realizacją zleceń, ponieważ w trakcie zawieszenia realizacja takich zleceń jest niedozwolona.
Wątpliwości budzi niekiedy kwestia amortyzacji środków trwałych. Przepisy ustawy o podatku dochodowym wyraźnie stanowią, że w okresie zawieszenia działalności odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Jeśli przedsiębiorca zawiesił działalność, musi wstrzymać naliczanie amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszenie nastąpiło. Amortyzację można wznowić od miesiąca następującego po miesiącu wznowienia działalności. To jeden z niewielu przepisów, który wprost i jednoznacznie ogranicza koszty w tym okresie.
VAT w trakcie zawieszenia działalności
Zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązków wynikających z ustawy o VAT. Przedsiębiorca pozostaje podatnikiem VAT przez cały czas zawieszenia i musi składać deklaracje VAT lub pliki JPK_VAT za okresy objęte zawieszeniem. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy w danym okresie rozliczeniowym nie było żadnych zdarzeń podatkowych – wówczas dopuszczalne może być złożenie tzw. deklaracji zerowej, jednak zależy to od konkretnych okoliczności i formy rozliczenia VAT.
W zakresie podatku VAT przedsiębiorca może odliczać podatek naliczony od faktur zakupowych poniesionych w trakcie zawieszenia, o ile wydatki te mają związek z działalnością opodatkowaną VAT. Dotyczy to tych samych kategorii wydatków, które uznawane są za koszty podatkowe – utrzymanie lokalu, abonamentów, usług stałych. Nie można natomiast odliczać VAT od wydatków niezwiązanych z działalnością lub służących wyłącznie celom prywatnym.
Istotne znaczenie ma też kwestia wystawiania i otrzymywania faktur. W trakcie zawieszenia przedsiębiorca nie może wystawiać faktur sprzedażowych dokumentujących nowe transakcje, ponieważ sprzedaż jest w tym czasie niedozwolona. Może natomiast wystawiać faktury za usługi wykonane lub towary dostarczone jeszcze przed datą zawieszenia, jeśli termin wystawienia faktury wypada po tej dacie. Takie przychody, należne za okres sprzed zawieszenia, są w pełni dopuszczalne.
Składki ZUS w trakcie zawieszenia działalności
Jedną z głównych finansowych korzyści zawieszenia działalności jest zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za okres zawieszenia. Przedsiębiorca nie płaci składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe za miesiące objęte zawieszeniem. Zwolnienie obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek o zawieszenie – pod warunkiem że zawieszenie obejmuje pełny miesiąc kalendarzowy.
Zawieszenie nie zwalnia jednak z obowiązku opłacania składki zdrowotnej – zasady w tym zakresie zmieniały się na przestrzeni lat i warto sprawdzić aktualne przepisy lub skonsultować się z księgowym przed zawieszeniem działalności. Jeśli przedsiębiorca zatrudniał pracowników, nie może skorzystać z zawieszenia do czasu zakończenia stosunków pracy – przepisy Prawa przedsiębiorców dopuszczają zawieszenie wyłącznie w przypadku braku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.
Jak prawidłowo dokumentować koszty w trakcie zawieszenia?
Prowadzenie rzetelnej dokumentacji kosztów w trakcie zawieszenia działalności jest szczególnie ważne, ponieważ każdy wydatek może być przedmiotem pytania ze strony organu podatkowego. Zasada ogólna jest taka sama jak przy normalnym prowadzeniu działalności – podstawą ujęcia kosztu jest prawidłowo wystawiona faktura lub inny dowód księgowy, a w ewidencji należy zachować związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a prowadzoną działalnością.
Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinni w trakcie zawieszenia kontynuować jej prowadzenie w zakresie niezbędnym do ujęcia ponoszonych kosztów. Nie prowadzi się wówczas wpisów po stronie przychodów (chyba że wpływają przychody należne za wcześniejszy okres), ale wpisy kosztowe – tam, gdzie są uzasadnione – powinny być na bieżąco rejestrowane. Rezygnacja z prowadzenia ewidencji na czas zawieszenia, a następnie próba odtworzenia jej po wznowieniu działalności, rodzi ryzyko błędów i trudności przy ewentualnej kontroli.
Wznowienie działalności po zawieszeniu – co się zmienia?
Wznowienie działalności następuje przez złożenie odpowiedniego wniosku w CEIDG lub KRS. Z dniem wznowienia przedsiębiorca odzyskuje pełnię praw i obowiązków związanych z prowadzeniem działalności – może wystawiać faktury, osiągać przychody, wznawia się obowiązek opłacania składek ZUS i naliczania amortyzacji. Warto zadbać o to, żeby data wznowienia była spójna z faktycznym momentem powrotu do aktywności, ponieważ rozbieżności mogą rodzić pytania ze strony ZUS lub urzędu skarbowego.
Koszty poniesione w trakcie zawieszenia, które zostały prawidłowo ujęte w ewidencji, mogą być rozliczone podatkowo w momencie ich poniesienia lub – jeśli podatnik stosuje metodę memoriałową – w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Po wznowieniu działalności całość dokumentacji z okresu zawieszenia powinna być dostępna i uporządkowana, gdyż organy podatkowe mają pełne prawo do jej weryfikacji w ramach standardowych uprawnień kontrolnych.
