Termin płatności faktury to jedna z tych rzeczy, która w teorii wydaje się prosta, a w praktyce często prowadzi do wątpliwości i nieporozumień. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, od którego momentu należy liczyć termin płatności – od dnia wystawienia dokumentu, czy od chwili jego otrzymania przez kontrahenta?
Od jakiej daty liczyć termin płatności faktury?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, termin płatności faktury ustalany jest przez strony transakcji. Możliwe są dwa najczęściej stosowane rozwiązania:
- Od daty wystawienia faktury – termin płatności liczony jest od dnia, w którym dokument został wystawiony. To najczęściej stosowana metoda w relacjach biznesowych.
- Od daty otrzymania faktury przez nabywcę – termin płatności rozpoczyna się od dnia faktycznego dostarczenia faktury kontrahentowi. Często stosowane w umowach, szczególnie przy dużych kontraktach lub gdy strony chcą mieć pewność, że odbiorca rzeczywiście zapoznał się z fakturą.
Co mówi prawo?
Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, standardowy termin płatności w transakcjach między przedsiębiorcami wynosi maksymalnie 60 dni. Termin ten może zostać wydłużony jedynie za zgodą obu stron i pod warunkiem, że nie jest rażąco niekorzystny dla wierzyciela.
Ważne jest jednak, aby strony wyraźnie wskazały w umowie, od jakiej daty będą liczyć termin płatności. Jeśli brak jest takich ustaleń, przepisy domyślnie wskazują na datę otrzymania faktury przez kontrahenta. Warto więc precyzyjnie ustalić zasady we współpracy.
Przykład: Jeśli faktura została wystawiona 5 marca z terminem płatności 14 dni liczonym od dnia wystawienia, to data płatności przypada na 19 marca. Jeśli natomiast umowa przewiduje termin płatności od daty otrzymania faktury, a kontrahent otrzymał ją 10 marca, to termin zapłaty upływa 24 marca (zakładając 14-dniowy termin).
Jak uniknąć nieporozumień?
Aby uniknąć niejasności związanych z terminami płatności, warto przestrzegać kilku prostych zasad:
- jasno określaj w umowach lub zleceniach, od jakiego momentu liczy się termin płatności,
- zadbaj o potwierdzenie otrzymania faktury przez klienta, zwłaszcza gdy termin liczy się od daty jej otrzymania,
- jeśli wysyłasz fakturę elektronicznie, upewnij się, że dotarła do odbiorcy, np. prosząc o mailowe potwierdzenie.
- Opóźnienia w płatnościach – jeśli strony inaczej interpretują termin płatności, mogą pojawić się problemy z przepływem gotówki.
- Konflikty biznesowe – niejasności często prowadzą do sporów, które mogą wpłynąć negatywnie na relacje z kontrahentami.
- Koszty dodatkowe – konieczność windykacji należności lub spory sądowe generują dodatkowe koszty dla firmy.
Jasne zasady rozliczeń finansowych to podstawa dobrej współpracy biznesowej oraz skuteczny sposób na uniknięcie problemów ze ściąganiem należności.
Konsekwencje błędnego określenia terminu płatności
Błędne określenie terminu płatności może prowadzić do kilku negatywnych skutków:
Termin płatności a VAT i podatek dochodowy
Termin płatności ma wpływ nie tylko na płynność finansową, ale również na rozliczenia podatkowe. W przypadku podatku VAT termin płatności nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego – ten zwykle liczony jest od daty wystawienia faktury lub wykonania usługi. Natomiast w kontekście podatku dochodowego istotny jest moment, kiedy faktura zostanie opłacona, a nie kiedy wystawiona.
Aby uniknąć wszelkich wątpliwości, warto jednoznacznie określić w umowach handlowych od jakiej daty liczony będzie termin płatności faktury. Standardowo termin ten może być liczony zarówno od daty wystawienia dokumentu, jak i od daty jego otrzymania przez odbiorcę – ważne, by było to jasno określone w dokumentacji współpracy. Dzięki temu unikniesz nieporozumień, opóźnień w płatnościach oraz dodatkowych kosztów.
