Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do tzw. kosztów uzyskania przychodu. Jest to określona kwota, którą można odliczyć od dochodu przed obliczeniem podatku. W określonych przypadkach możliwe jest jednak zastosowanie tzw. podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Kiedy mają zastosowanie i kto może z nich skorzystać? Oto praktyczne wyjaśnienie dla pracowników i przedsiębiorców prowadzących rozliczenia kadrowo-płacowe.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Pod pojęciem kosztów uzyskania przychodu kryją się wszelkie wydatki, które pracownik ponosi w związku z wykonywaną pracą. Ustawodawca przyjął zryczałtowane kwoty tych kosztów, które są automatycznie uwzględniane przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Dzięki nim podatek jest niższy, a „na rękę” pracownik otrzymuje więcej.
Kiedy można zastosować podwyższone koszty?
Podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom, którzy mieszkają w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, i nie otrzymują z tego tytułu dodatku mieszkaniowego lub zwrotu kosztów dojazdu.
Inaczej mówiąc – jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości na własny koszt, możesz skorzystać z podwyższonych kosztów.
Warunki stosowania podwyższonych kosztów:
- Miejsce zamieszkania w innej miejscowości niż miejsce pracy – miejscowość ta nie może tworzyć wspólnej aglomeracji z miejscem zatrudnienia
- Brak dodatku za rozłąkę – pracownik nie może otrzymywać dodatku mieszkaniowego, zwrotu za dojazdy ani innego ekwiwalentu
- Złożenie oświadczenia pracodawcy – aby zastosować podwyższone koszty, trzeba złożyć stosowny formularz
Ile wynoszą koszty standardowe, a ile podwyższone?
Na dzień 2025 roku obowiązują następujące limity:
- Koszty standardowe – 250 zł miesięcznie (czyli 3000 zł rocznie)
- Koszty podwyższone – 300 zł miesięcznie (czyli 3600 zł rocznie)
W przypadku pracy u więcej niż jednego pracodawcy, limity te sumują się – jednak tylko do określonego rocznego maksimum.
Jakie korzyści daje zastosowanie podwyższonych kosztów?
Choć kwoty mogą wydawać się niewielkie, w skali roku różnica między standardowymi a podwyższonymi kosztami oznacza wyższe wynagrodzenie netto. Dla osób o niższych dochodach każdy dodatkowy grosz „na rękę” ma znaczenie, szczególnie jeśli dojazdy do pracy generują realne koszty.
Jak zgłosić prawo do podwyższonych kosztów?
Aby skorzystać z podwyższonych kosztów, należy złożyć oświadczenie PIT-2 w zakładzie pracy, wypełniając odpowiednią część dotyczącą miejsca zamieszkania i dojazdów.
Oświadczenie można złożyć w dowolnym momencie roku, ale warto zrobić to jak najszybciej, aby skorzystać z wyższych kosztów już przy kolejnych wypłatach.
Wzór oświadczenia zawiera:
- Dane pracownika – imię, nazwisko, PESEL lub NIP
- Adres zamieszkania – inny niż adres miejsca pracy
- Oświadczenie o nieskorzystaniu z innych świadczeń – brak dodatku mieszkaniowego lub ekwiwalentu
- Podpis i data – potwierdzające stan faktyczny
Czy przedsiębiorcy też mogą stosować koszty uzyskania przychodu?
Tak, jednak w ich przypadku zasady są zupełnie inne. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą rozliczają koszty uzyskania przychodu na podstawie rzeczywistych wydatków, np. na paliwo, sprzęt, usługi czy materiały. Zasada podwyższonych kosztów w ujęciu ryczałtowym dotyczy wyłącznie pracowników etatowych.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu to prosty sposób na obniżenie podatku dochodowego i uzyskanie wyższego wynagrodzenia netto, jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości. Warto złożyć stosowne oświadczenie u pracodawcy i zadbać o to, by było aktualne przez cały rok podatkowy.
To jedno z rozwiązań, które choć niewielkie w ujęciu miesięcznym, w skali całego roku może przynieść realne oszczędności – zwłaszcza w czasach, gdy koszty życia stale rosną.
