Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako osoba prawna prowadząca pełną księgowość, ma obowiązek przechowywania swojej dokumentacji zgodnie z przepisami prawa. Obowiązki w tym zakresie wynikają głównie z ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), ustawy o VAT oraz przepisów Ordynacji podatkowej. Niezachowanie określonych okresów może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi, dlatego każdy przedsiębiorca powinien dobrze znać te zasady.
Dlaczego okresy przechowywania są tak ważne?
Dokumentacja księgowa stanowi podstawę do:
- Rozliczenia podatków – urząd skarbowy może zażądać okazania dokumentów nawet kilka lat po zakończeniu roku podatkowego
- Weryfikacji przez organy kontrolne – jak ZUS, urząd celno-skarbowy czy PIP
- Obrony interesów spółki – np. w sporach z kontrahentami lub pracownikami
- Audytu lub badania sprawozdań finansowych – przez biegłego rewidenta
Podstawowe okresy przechowywania dokumentów księgowych
Zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, spółka z o.o. powinna przechowywać dokumenty przez następujące okresy:
- Księgi rachunkowe (np. dzienniki, księgi główne) – 5 lat
- Dowody księgowe (np. faktury, rachunki, noty) – 5 lat
- Sprawozdania finansowe – bezterminowo
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
- Dowody dotyczące środków trwałych – 5 lat od likwidacji środka
- Dokumenty kadrowo-płacowe – co najmniej 10 lat
Od kiedy liczy się okres przechowywania?
Okres przechowywania liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą. Przykładowo: faktury z 2022 roku należy przechowywać do końca 2027 roku.
Dokumentacja podatkowa – przechowywanie
Na podstawie Ordynacji podatkowej, dokumenty dotyczące rozliczeń podatkowych należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. W praktyce oznacza to, że jeśli deklaracja CIT-8 za 2023 rok została złożona w 2024 roku, to dokumenty trzeba przechowywać do końca 2029 roku.
Dokumenty kadrowe – dłuższy okres przechowywania
Od 2019 roku obowiązuje podział zależny od sposobu prowadzenia dokumentacji:
- Dokumentacja pracownicza prowadzona elektronicznie – co do zasady 10 lat od zakończenia stosunku pracy
- Dokumentacja pracownicza w formie papierowej – 50 lat (dla zatrudnionych przed 2019 rokiem)
Dla spółki z o.o. oznacza to konieczność starannego oznaczania dat zatrudnienia i formy prowadzenia akt osobowych.
Gdzie i jak przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumentacja księgowa może być przechowywana:
- W siedzibie spółki – w archiwum lub wyznaczonym pomieszczeniu
- W firmie zewnętrznej (outsourcing) – pod warunkiem zawarcia umowy
- W formie elektronicznej – z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i zgodności z przepisami
Ważne jest, aby dokumenty były łatwo dostępne na wypadek kontroli oraz odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem, kradzieżą lub nieautoryzowanym dostępem.
Co z dokumentami po upływie okresu przechowywania?
Po upływie ustawowego okresu dokumenty można zniszczyć, o ile nie toczy się postępowanie, które wymaga ich zachowania. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się w sposób trwały i bezpieczny – najlepiej przez profesjonalną firmę zajmującą się archiwizacją lub utylizacją dokumentów.
Przestrzeganie okresów przechowywania dokumentacji księgowej to obowiązek każdej spółki z o.o., który wpływa na bezpieczeństwo prawne i podatkowe firmy. Odpowiednie zarządzanie dokumentacją pozwala uniknąć problemów przy kontrolach i ułatwia prowadzenie działalności zgodnie z przepisami.
