Pracownikom, którzy nie wykorzystali całego przysługującego urlopu wypoczynkowego przed zakończeniem stosunku pracy, przysługuje ekwiwalent pieniężny. To forma rekompensaty za niewykorzystany urlop, obliczana na podstawie wynagrodzenia i wymiaru pracy. Sprawdź, jak krok po kroku obliczyć ekwiwalent za jeden dzień urlopu.
Kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany jest w przypadku, gdy:
- kończy się umowa o pracę – niezależnie od jej rodzaju (na czas określony, nieokreślony, próbny)
- pracownik nie wykorzystał całego urlopu w naturze do dnia zakończenia stosunku pracy
- nie podpisano kolejnej umowy bezpośrednio po obecnej, kontynuującej zatrudnienie
Ekwiwalent nie przysługuje, jeśli pracownik wykorzystał zaległy urlop przed odejściem lub jeśli przeszedł do nowej pracy na podstawie kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
Wysokość ekwiwalentu ustalana jest na podstawie tzw. ekwiwalentu za jeden dzień urlopu, który mnożony jest przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu. Stosuje się tu zasady wynikające z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia w różnych sytuacjach pracowniczych.
Krok 1: Ustal podstawę ekwiwalentu
Podstawa ekwiwalentu to wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymywał przez ostatnie 3 miesiące lub 12 miesięcy – w zależności od składników płacowych:
- Składniki stałe (np. pensja zasadnicza) – przyjmowane z ostatniego miesiąca
- Składniki zmienne (np. premie, prowizje, nadgodziny) – przyjmowane jako średnia z ostatnich 3 lub 12 miesięcy
Krok 2: Oblicz współczynnik ekwiwalentu
Współczynnik ten określa średnią liczbę dni pracy w miesiącu i zmienia się każdego roku. W 2025 roku wynosi on 20,92. Oblicza się go według wzoru:
(Liczba dni kalendarzowych w roku – święta i niedziele) ÷ 12 miesięcy
Krok 3: Oblicz ekwiwalent za jeden dzień urlopu
Wzór wygląda następująco:
Podstawa wynagrodzenia miesięcznego ÷ współczynnik ekwiwalentu = ekwiwalent za 1 dzień urlopu
Przykład: Jeśli podstawa wynosi 5 000 zł brutto, to:
5 000 zł ÷ 20,92 = 239,02 zł za dzień urlopu
Krok 4: Pomnóż przez liczbę dni urlopu
Jeśli pracownikowi pozostało 6 dni urlopu:
239,02 zł × 6 = 1 434,12 zł brutto ekwiwalentu
Dodatkowe zasady, o których warto wiedzieć
- Ekwiwalent dotyczy tylko urlopu wypoczynkowego – nie obejmuje np. urlopu bezpłatnego
- Podlega opodatkowaniu i składkom ZUS, tak jak standardowe wynagrodzenie
- W przypadku niepełnego etatu urlop jest naliczany proporcjonalnie, a ekwiwalent również odpowiednio przeliczany
- Przy pracy na akord lub prowizję stosuje się średnią z kilku miesięcy dochodu
Czy można zamienić urlop na pieniądze bez rozwiązania umowy?
Nie. Ekwiwalent za urlop przysługuje tylko przy zakończeniu stosunku pracy. W czasie zatrudnienia pracodawca nie może „wykupić” urlopu – pracownik musi go wykorzystać w naturze. Wyjątek stanowią jedynie sytuacje przejścia pracownika np. na rentę lub emeryturę.
Obliczenie ekwiwalentu za urlop nie jest trudne, ale wymaga znajomości kilku wskaźników i zasad. Najważniejsze to:
- Ustalenie podstawy wynagrodzenia (stałe i zmienne składniki)
- Zastosowanie aktualnego współczynnika ekwiwalentu
- Pomnożenie wartości za jeden dzień przez liczbę dni urlopu
Dzięki temu każdy pracownik może samodzielnie obliczyć, ile przysługuje mu za niewykorzystany urlop. To ważne narzędzie do sprawdzenia poprawności rozliczenia przez pracodawcę.
