Notatka prasowa to narzędzie komunikacji, które pozwala szybko i skutecznie dotrzeć do mediów oraz potencjalnych klientów. Przekazywanie informacji prasowych pomaga budować rozpoznawalność firmy, informować o nowych produktach, wydarzeniach czy inicjatywach społecznych. Dobrze przygotowana informacja prasowa może zaowocować publikacją w mediach i zwiększyć wiarygodność firmy.
Jak napisać dobrą notatkę prasową?
Przygotowanie skutecznej informacji prasowej wymaga przestrzegania kilku istotnych zasad:
- atrakcyjny tytuł – tytuł powinien przyciągać uwagę dziennikarza oraz czytelnika, wskazując bezpośrednio, czego dotyczy komunikat.
- lead informacyjny – najważniejsza część, w której odpowiadamy na pytania: kto? co? gdzie? kiedy? dlaczego? jak? Lead musi być zwięzły i informacyjny.
- rozwinięcie tematu – tutaj podajemy dodatkowe szczegóły, rozwijamy wątki z leadu, dodajemy kontekst oraz ważne informacje uzupełniające.
- cytaty ekspertów – warto zamieścić komentarze osób reprezentujących firmę, które dodadzą wiarygodności i autentyczności.
- język – tekst powinien być neutralny, prosty, bez reklamowego tonu, a jednocześnie profesjonalny i dostosowany do odbiorcy.
- zakończenie – podsumuj treść krótkim akapitem, podając dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za kontakt z mediami.
Struktura skutecznej informacji prasowej krok po kroku
- Tytuł – umieść konkretną informację, unikaj ogólników.
- Lead (pierwszy akapit) – podaj esencję informacji, dbaj, aby był krótki (maksymalnie 3-4 zdania).
- Rozwinięcie – szczegółowe informacje: statystyki, opis wydarzenia, szczegóły produktu, korzyści wynikające ze współpracy lub wprowadzenia nowych usług.
- Cytat – krótka wypowiedź przedstawiciela firmy, eksperta lub partnera biznesowego (2-3 zdania).
- Informacja o firmie – krótki opis działalności firmy, który pozwoli dziennikarzowi zrozumieć profil działalności oraz kontekst informacji.
- Dane kontaktowe – imię i nazwisko, numer telefonu, e-mail, adres strony internetowej firmy.
Czego unikać w notatkach prasowych?
Najczęściej popełniane błędy podczas pisania informacji prasowych:
- pisania tekstów zbyt reklamowych, które są odbierane jako mało obiektywne
- używania zbyt specjalistycznego języka, niezrozumiałego dla przeciętnego odbiorcy
- braku jasnej struktury, przez co notatka traci na czytelności
- przesadnego chwalenia firmy lub produktu, zamiast skupienia się na konkretnych faktach
- literówek i błędów stylistycznych, które obniżają profesjonalizm przekazu
Gdzie wysłać gotową informację prasową?
Przygotowanie treści to połowa sukcesu – równie istotne jest jej dostarczenie do odpowiednich mediów. Oto sprawdzone sposoby dystrybucji informacji prasowych:
Media lokalne i regionalne
Zawsze zaczynaj od lokalnych portali informacyjnych, gazet i rozgłośni radiowych. Są one zainteresowane wydarzeniami dziejącymi się w ich bezpośrednim otoczeniu, dzięki czemu chętniej publikują dostarczone informacje.
Media branżowe
Jeśli informacja dotyczy konkretnego sektora, np. technologicznego, medycznego czy motoryzacyjnego – prześlij notatkę bezpośrednio do specjalistycznych magazynów oraz portali. To zwiększa szansę na publikację, bo redakcje chętnie publikują tematy idealnie dopasowane do ich profilu.
Agencje prasowe i portale informacyjne
Rozważ wysłanie komunikatu do agencji prasowych (PAP, ISBnews), które rozprowadzają informacje do szerokiego kręgu mediów. Możesz także skorzystać z internetowych platform dystrybucji informacji prasowych, jak WhitePress, Pressium czy NetPR.
Influencerzy i blogerzy
Współpraca z popularnymi blogerami czy influencerami może przynieść bardzo dobre efekty, szczególnie w branżach lifestyle, moda, technologia, zdrowie czy turystyka.
Monitorowanie efektów notatki prasowej
Po wysłaniu informacji prasowej koniecznie monitoruj jej efekty. Dzięki temu dowiesz się, jakie treści najbardziej interesują media oraz jak skuteczna jest Twoja strategia PR. Wykorzystaj do tego narzędzia takie jak:
- Brand24 – monitorowanie wzmianek o marce i analizowanie reakcji mediów
- Google Alerts – ustaw alerty na frazy związane z Twoją firmą, produktem lub wydarzeniem
- Google Analytics – analiza ruchu na stronie generowanego przez notatkę prasową
Kiedy najlepiej przesyłać informacje prasowe?
Moment wysyłki ma znaczenie. Dziennikarze zazwyczaj najchętniej sprawdzają pocztę rano, między godziną 8:00 a 11:00, od wtorku do czwartku. W piątki lub przed weekendami notatki często przepadają w natłoku innych informacji.
Dobre praktyki tworzenia informacji prasowej
Aby Twoja notatka prasowa przyniosła oczekiwane rezultaty, pamiętaj o podstawowych zasadach:
- dostosuj treść do odbiorców – zarówno dziennikarzy, jak i czytelników
- zadbaj o profesjonalną strukturę i język komunikatu
- unikaj błędów stylistycznych i gramatycznych
- wykorzystaj odpowiednie kanały dystrybucji
- regularnie monitoruj efekty swoich działań PR
Dzięki tym wskazówkom skutecznie zwiększysz widoczność swojej firmy i pozytywnie wpłyniesz na jej wizerunek w mediach oraz wśród klientów.
