Podpisanie umowy o pracę to jeden z najważniejszych momentów w procesie zatrudnienia. Zgodnie z polskim prawem, każdy pracownik powinien mieć jasno określone warunki zatrudnienia, a umowa powinna zostać zawarta na piśmie. W praktyce jednak pojawia się wiele pytań, np. kiedy dokładnie trzeba podpisać umowę, czy można zacząć pracę bez podpisanego dokumentu oraz jaką datę wpisać w przypadku, gdy pierwszy dzień roku to dzień wolny od pracy.
Wymogi prawne dotyczące zawierania umowy o pracę
Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeśli z jakiegoś powodu nie została podpisana na czas, pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące:
- stron umowy – imię, nazwisko pracownika i dane pracodawcy
- rodzaju umowy – np. na czas określony, nieokreślony, próbny
- warunków pracy i płacy – stanowisko, miejsce pracy, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie
Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować karą grzywny do 30 000 zł oraz negatywnymi konsekwencjami dla wiarygodności pracodawcy.
Na ile dni przed rozpoczęciem pracy można podpisać umowę?
Nie ma minimalnego ustawowego terminu „z wyprzedzeniem” – umowę można podpisać nawet kilka tygodni lub miesięcy przed faktycznym rozpoczęciem pracy. Jednak najpóźniej powinna być podpisana w dniu, w którym pracownik ma rozpocząć pracę. To oznacza, że nie ma prawnej możliwości, by umowa była podpisana dopiero po tym dniu, nawet jeśli strony ustnie uzgodniły warunki zatrudnienia.
Dla celów organizacyjnych wielu pracodawców preferuje podpisanie umowy z wyprzedzeniem – pozwala to uporządkować sprawy kadrowe, przygotować stanowisko pracy oraz zgłosić nowego pracownika do ZUS przed faktycznym rozpoczęciem pracy.
Data rozpoczęcia pracy w umowie – jak ją ustalić?
W umowie o pracę konieczne jest wskazanie konkretnej daty rozpoczęcia pracy. Wybór tej daty zależy od ustaleń pomiędzy stronami. Jeżeli np. nowy pracownik ma rozpocząć zatrudnienie od początku roku, pojawia się pytanie: czy wskazać 1 stycznia, czy 2 stycznia?
Umowa od 1 stycznia – zalety i możliwe pułapki
- Pełen rok zatrudnienia – korzystne przy planowaniu urlopów i świadczeń
- Przejrzystość w zakresie rozliczeń – łatwiej ustalić okresy podatkowe i kadrowe
- Możliwość rozpoczęcia pracy mimo dnia wolnego – dotyczy np. służb medycznych, ochrony, handlu internetowego
- Ryzyko nieświadczenia pracy – jeśli 1 stycznia to dzień ustawowo wolny od pracy, a umowa nie wskazuje harmonogramu pracy, może dojść do niejasności
Umowa od 2 stycznia – kiedy jest lepszym wyborem?
- Unikanie wątpliwości – 2 stycznia to pierwszy „roboczy” dzień roku
- Brak konieczności świadczenia pracy w dniu wolnym – szczególnie istotne w pracy biurowej
- Możliwość podpisania umowy osobiście – uniknięcie konieczności podpisu elektronicznego lub podpisu z datą wsteczną
Warto pamiętać, że sama data zawarcia umowy nie musi być równa dacie rozpoczęcia pracy. Umowę można podpisać np. 28 grudnia, a jako datę rozpoczęcia pracy wpisać 2 stycznia – wszystko zależy od faktycznych ustaleń i potrzeb organizacyjnych.
Co w sytuacji, gdy pracownik nie podpisze umowy na czas?
Jeżeli pracownik rozpocznie pracę bez podpisanej umowy, a pracodawca nie potwierdzi warunków zatrudnienia na piśmie – dochodzi do naruszenia przepisów. Nie zmienia to jednak faktu, że doszło do nawiązania stosunku pracy, który nadal podlega ochronie prawnej.
W takim przypadku pracownik może:
- dochodzić swoich praw – m.in. wynagrodzenia, urlopu, ubezpieczeń
- złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy
- żądać pisemnego potwierdzenia zatrudnienia
Pracodawca, oprócz ewentualnej grzywny, może również zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej w przypadku szkody po stronie pracownika wynikającej z nieprawidłowego zawarcia umowy.
Forma umowy o pracę – pisemna czy elektroniczna?
Umowa o pracę może być podpisana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku podpisu elektronicznego musi on być:
- kwalifikowany – zgodny z wymogami prawa
- czytelny i sprawdzalny – aby nie było wątpliwości co do tożsamości stron
Coraz więcej firm korzysta z e-podpisów, co ułatwia zawieranie umów na odległość, np. przy pracy zdalnej lub rekrutacji między miastami.
Umowa o pracę powinna być zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Pracodawca ma obowiązek potwierdzić na piśmie wszystkie istotne warunki zatrudnienia, zanim pracownik podejmie swoje obowiązki. Wybór daty – 1 czy 2 stycznia – powinien być zgodny z rzeczywistością oraz ustaleniami pomiędzy stronami. Choć 1 stycznia to symboliczna data, nie zawsze musi być najlepszym rozwiązaniem. Najważniejsze to zadbać o zgodność z przepisami, przejrzystość formalną i komfort obu stron umowy.
