Prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego to jedno z podstawowych uprawnień pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Jednak nie zawsze możliwe jest wykorzystanie całego przysługującego urlopu w danym roku kalendarzowym. W takiej sytuacji niewykorzystana część urlopu przechodzi na kolejny rok i staje się tzw. zaległym urlopem. Warto wiedzieć, do kiedy należy go wykorzystać, jakie konsekwencje grożą pracodawcy za niedopełnienie obowiązku oraz jakie prawa przysługują pracownikowi w tym zakresie.
Co to jest zaległy urlop?
Zaległy urlop to część urlopu wypoczynkowego, która nie została wykorzystana w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niej prawo. Może to wynikać z różnych powodów, takich jak:
- Brak możliwości wzięcia urlopu ze względu na obciążenie obowiązkami zawodowymi – często zdarza się, że pracownicy odkładają urlop na później, jednak nie udaje im się go odebrać w danym roku.
- Długotrwała nieobecność w pracy – choroba, urlop macierzyński, rodzicielski lub inna nieobecność może uniemożliwić wykorzystanie przysługującego urlopu.
- Nieudzielenie urlopu przez pracodawcę – w niektórych przypadkach pracodawca nie wyraża zgody na urlop z powodu braków kadrowych lub innych potrzeb organizacyjnych firmy.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, zaległy urlop musi zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku. Oznacza to, że urlop niewykorzystany w 2023 roku powinien zostać odebrany do końca września 2024 roku.
Pracownik nie może dowolnie przesuwać urlopu na kolejne lata, a pracodawca jest zobowiązany do dopilnowania, aby urlop został udzielony w terminie. Jeśli pracownik nie złoży wniosku o urlop, pracodawca ma prawo wysłać go na urlop jednostronnie.
Co grozi pracodawcy za niewywiązywanie się z obowiązku udzielenia urlopu?
Jeżeli pracodawca nie zapewni pracownikowi możliwości wykorzystania urlopu w terminie, może narazić się na konsekwencje prawne. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł za naruszenie przepisów prawa pracy.
Ponadto niewywiązanie się z obowiązku udzielenia urlopu w terminie może prowadzić do roszczeń ze strony pracownika, który może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.
Czy urlop może przepaść?
Zgodnie z przepisami, prawo do urlopu wypoczynkowego nie ulega przedawnieniu w krótkim okresie. Przedawnienie następuje dopiero po 3 latach od dnia, w którym urlop stał się wymagalny. Oznacza to, że jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu za 2023 rok do 30 września 2024 roku, to nadal będzie mógł go odebrać, ale nie później niż do 30 września 2027 roku.
Czy pracownik może domagać się ekwiwalentu za zaległy urlop?
W przypadku gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu, nie może domagać się wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop – wyjątkiem jest rozwiązanie umowy o pracę. Jeśli pracownik kończy współpracę z pracodawcą i posiada niewykorzystane dni urlopu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za każdy dzień niewykorzystanego urlopu. Wysokość ekwiwalentu zależy od wysokości wynagrodzenia oraz liczby niewykorzystanych dni urlopowych.
Urlop zaległy a pracodawca – jakie są obowiązki?
Pracodawca powinien na bieżąco monitorować sytuację urlopową swoich pracowników i zachęcać ich do wykorzystywania urlopów w terminie. W przypadku, gdy pracownik nie korzysta z urlopu, pracodawca może:
- Zachęcić pracownika do zaplanowania urlopu – np. poprzez rozmowę lub przypomnienie w systemie kadrowym.
- Wyznaczyć termin urlopu jednostronnie – zgodnie z przepisami, jeśli pracownik nie skorzysta z zaległego urlopu, pracodawca może zmusić go do odebrania go w określonym terminie.
- Monitorować ilość zaległych urlopów – aby uniknąć problemów z kumulacją zaległych dni urlopowych.
Wskazówki dla pracowników w sprawie urlopu
Aby uniknąć problemów związanych z zaległym urlopem, warto:
- Planować urlop z wyprzedzeniem – najlepiej na początku roku, aby uniknąć sytuacji, w której nie będzie możliwości jego wykorzystania.
- Konsultować się z pracodawcą – w sprawie dogodnych terminów urlopowych.
- Nie odkładać urlopu na ostatnią chwilę – im dłużej się czeka, tym trudniej znaleźć odpowiedni termin.
- Pamiętać o terminach ustawowych – aby uniknąć sytuacji, w której urlop się przedawni.
Urlop wypoczynkowy to ważne prawo każdego pracownika i powinien być wykorzystywany zgodnie z przepisami. Najważniejsze kwestie dotyczące zaległego urlopu to:
- Zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku – inaczej może on podlegać przedawnieniu.
- Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu – i może nawet jednostronnie wyznaczyć termin jego odbioru.
- Niewykorzystany urlop nie przepada natychmiast – ale po 3 latach ulega przedawnieniu.
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje tylko w przypadku rozwiązania umowy – nie można go otrzymać w trakcie zatrudnienia.
- Pracodawcy grożą kary za niewywiązywanie się z obowiązku udzielenia urlopu – mogą sięgać nawet 30 000 zł.
Aby uniknąć problemów, warto planować urlop z wyprzedzeniem i dbać o to, by był regularnie wykorzystywany.
